新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを導入する企業も増えてきました。
そこで再注目されているのがZoomなどのいわゆるオンライン会議ツール、Web会議ツールなどと呼ばれるツールです。
弊社では自粛要請以前からテレワークを導入しており、ベルフェイスやZoomなどを使用してオンライン会議や打ち合わせを行ってきました。
さらに、最近ではオンライン飲み会というリモートでの飲み会も流行っていて、オンライン会議ツールは仕事でもプライベートでも大活躍しています。
そこで、今回はオンライン会議ツールの代表といっても過言ではないZoomのインストール方法や使い方をご紹介します。
Zoomとは
Zoomはオンライン会議の代表的なツールです。
オンライン会議のツールといえば無料から有料まで様々なものがあり、最近ではGoogleが有料で提供していたGoogle Meetを誰でも無料で使用できるようにしたことも有名です。
その中で、今回は再注目してされているZoomを初心者の方に向けてインストールの仕方や使用方法などをご紹介します。
ZoomはURLを知っていれば誰でも参加できてしまうといった脆弱性なども話題になりましたが、その対応への速さが評価されて、逆に評価は上がってきていますのでご安心ください。
そもそもこういったサービスは常に改善されていくものですし、なにしろ基本的に無料で使用できますのでありがたく使用させていただきましょう。
Zoomは
- パソコンにインストールして使用する
- スマホやタブレットのアプリで使用する
- ブラウザで使用する
といった使い方ができます。
アカウントの作成が必要になりますが、便利な機能があったり、ワンクリックで起動できたりするのでよっぽどの理由がない限りはパソコンにインストールして使用するか、スマホやタブレットのアプリ版を使用することをオススメします！
まずはインストールしよう
パソコンにインストールする方法
Zoomにアクセスしてサインアップからのインストール
ここからZoomにアクセスします。
サインアップに進むと、その流れでインストールもできますので、どんどん進めましょう。
「サインアップは無料です」をクリックします。
「生年月日」入力し、「続ける」をクリックします。
Zoom用のアカウントを作成するか、Google、facebook、SSOでログインするか選択します。
今回はZoom用のアカウントを作ってログインする方法をご紹介します。
Googleやfacebookのアカウントでログインする場合は、それぞれのボタンを押して案内に沿って進んでください。
「仕事用メールアドレス」というところにメールアドレスを入力して「サインアップ」ボタンを押します。
メールが届きますので届いたメールの本文にあるサインインボタンを押します。
Are you signing up on behalf of a school?
教育目的ですか？
と聞かれていますので、今回は「いいえ」を選択して「続ける」をクリックします。
「名」「姓」「パスワード」を入力し「続ける」をクリックします。
日本人なので日本語で名前を入れる方も多いかと思います。
そうすると、実際にZoomミーティングをやったときに表示される名前が、
「名」「姓」
という表記になります。
例えば、山田 太郎さんの場合は、
太郎 山田
と表示されます。
少し違和感があっていやだなぁと思う方はローマ字で名前を登録しておくと、違和感なく表示されます。
「手順をスキップする」をクリックします。
Zoomミーティングを今すぐ開始」をクリックします。
「ファイルを保存」をクリックします。
そうしますと、Zoomのパソコン用アプリがダウンロードできます。
ダウンロードしたインストラーをダブルクリックするとインストールが始まります。
あとは案内に従って進めていけば無事にインストール完了です。
Zoomミーティングの前にカメラとオーディオの確認
いきなり本番よりは、何事も練習しておいた方がいいと思いますので、まずは一人でミーティングを開催してみましょう。
Zoomアイコンをダブルクリックします。
Zoomが起ち上がります。
まずは、カメラが映るかどうか？音声が入っているかどうか？を確認してみましょう。
右上にある「歯車」マークをクリックします。
設定画面が起ち上がるので、確認するところは2箇所です。
- ビデオ（カメラの映像が映っているかを確認）
- オーディオ（自分の声が聞こえているかを確認）
ビデオ（カメラの映像が映っているかを確認）
「ビデオ」をクリックするとカメラに関する設定が開きます。
すでにカメラが接続されていれば、自動で（13）のところにカメラの映像が表示されます。
複数カメラが接続されている場合は（14）のところで、使用するカメラを選択することができます。
オーディオ（自分の声が聞こえているかを確認
ここでは
（15）相手の声が聞こえるかのテスト
（16）どのスピーカーを使うかを選択
（17）自分の声がマイクに入っているかのテスト
（18）どのマイクを使うかを選択
を確認します。
まずは、「（15）相手の声が聞こえるかのテスト」をしましょう。
（15）の赤枠のなかの「スピーカーのテスト」ボタンを押しましょう。
そうすると自動で音がなりますので、その音が聞こえていれば問題ありません。
音が聞こえない場合は、（16）の赤枠のところで使用するスピーカーを選択したり、パソコンの音量を確認したみてください。
次に、「（17）自分の声がマイクに入っているかのテスト」をしましょう。
（17）の赤枠の「マイクのテスト」ボタンを一度押すと録音が始まりますので、マイクに向かって何か話します。
もう一度（17）の赤枠の「マイクのテスト」ボタンを押すと録音がとまり、マイクに録音した音声が自動で再生されます。
先ほど話した内容が聞こえればマイクに問題はありません。
音が録音されていない場合は、（18）の赤枠の中で使用するマイクを選択したり、機器がの接続などを確認してみてください。
ビデオ（カメラ）とオーディオ（音声）に問題がなければ、いよいよZoomミーティングができます。
Zoomミーティングのやり方
Zoomミーティングには自分が主催者になって誰かを招待するか、誰かが開始したミーティングに参加するかの2通りがあります。
まずは、自分が主催者となってミーティングを開始してみましょう。
主催者になって主催する場合
（19）「新規ミーティング」をクリックします。
（20）「コンピューターでオーディオに参加」をクリックします
これでZoomミーティングを開催できました！
すごく簡単ですよね。
ただ、このままだと一人ぼっちなので、ミーティングに参加する人を招待しましょう。
（21）「参加者」をクリックします。
（22）「招待」をクリックします。
招待者に招待URLをチャットなどで送る
「連絡先」タブが選択されていることを確認します。
下にある（23）「招待リンクをコピー」をクリックすると自動で気にコピーされた状態になるので、招待者とつながっているチャットなどで張り付けすればOKです。
招待された人は、そのURLをクリックするとZoomミーティングに参加できます。
招待者に招待URLをメールで送る
「メール」タブを選択します。
そうすると使用するメールを選択できるので選びます。
今回はGmailを選択しました。
メールを選択するだけで、本文にメッセージが入ったメールが出来上がりますので、後は参加者の送信先を入れて送信するだけで完了です。
相手がミーティングに参加するための情報は全て入っていますので、本当にそのまま送信するだけでよい親切な設計になっています。
参加者として参加する場合
Zoomをインストールしないで参加する場合
Zoomをパソコンにインストールしないでミーティングに参加するばあいは、下記の手順で参加します。
ただ、Zoomを使用する機会が多い人や、これから増えそうな人はインストールして使用することをオススメします。
- https://zoom.us/joinにアクセスします。
- 主催者から届いたミーティング IDを入力し「参加」をクリックします
Zoomをインストールして参加する場合
主催者から届いた招待URLをクリックすると、自動的にZoomのインストーラーのダウンロードが始まります。
ダウンロードの許可をして、インストールを続けます。
インストールの仕方はこの記事の上に記載してあります。
インストールが完了したら、デスクトップにZoomアイコンができているので、ダブルクリックしてZoomを起ち上げます。
（27）主催者から届いた「ミーティングID」を入力します。
（28）Zoomミーティング中に表示される自分の「名前」を入力します。
（29）「ミーティングID」を入力すると「参加」ボタンをクリックできるようになるので、「参加」ボタンをクリックします。
これで招待されたZoomミーティングに参加ができます。
まとめ
どうでしたか？
オンラインミーティング、インストールと聞くと難しく感じるかもしれませんが、手順にそって行えばとても簡単ですし、一度インストールしてしまえば2回目以降はもっと簡単に使用できます。
これからオンラインミーティングの機会は増えると思いますし、仕事以外でも仲間とオンライン飲み会をしたりと、楽しんでみてください。
スマホやタブレットでも利用できますし、背景を変更したりといろいろな使い方もあるので、別の機会にご紹介したいと思います。
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