テレワーク導入のメリット・デメリットは?補助金もご紹介!

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連日ニュースでも取り上げられているコロナウイルスの影響で、テレワークという働き方が再注目されています。
テレワークという働き方自体はかなり前からありました。
少し前の働き方改革が注目された時にも聞いたことがあったのではないでしょうか?
とはいえ「テレワーク」という言葉が、ニュースやSNSでよく見かけるようになり、多くの人が注目するようになったのは、やはり最近かなと思います。

弊社では、以前からテレワークを導入していたので、実際に実践している立場から、あらためてテレワークについてお話しします。

結論から言うと、メリット・デメリットありますが、メリットの方が多くあり生産性も上がっています!

それから2020年3月13日(金)にIT導入補助金が臨時対応としてIT導入補助金2020 1次公募(臨時対応)を始めましたので、最後の方でそのことにも触れていますので、そちらもご覧ください。

テレワークとは

日本テレワーク協会によると以下のように定義されています。

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

※「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語

テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。

引用元:テレワークとは(日本テレワーク協会)

【在宅勤務】勤務場所は自宅
【モバイルワーク】勤務地は移動先やカフェなど
【サテライトオフィス】勤務地は支店のように、本社とは別の事務所など

そもそもみなさん、日本テレワーク協会という組織をご存じでしたでしょうか?
日本サテライトオフィス協会(任意団体)として平成3年からすでに活動されている協会です。
これからもテレワークという働き方には、少しばかり歴史があるということがわかります。

最近のニュースを見る限り、コロナウイルスの影響で仕方なくテレワークを余儀なくされたという感じをみうけます。
ただそいいった企業も、企業として何の準備もなくいきなりテレワークを開始することはできないので、何かしらの準備はしていたのだと思います。
これからの働き方としても、何かあった際の緊急時の働き方としても注目すべきだと思います。

では、テレワークにはどういったメリット・デメリットがあるのでしょうか。

メリット・デメリット

デメリット

情報が洩れる可能性がある

「社外秘」、「社外持ち出し禁止」、「個人情報」などなど、どんな仕事でも様々な情報を取り扱っています。
テレワークとは関係なく、個人情報漏洩なんていうのは、ちょくちょくニュースになりますよね。
会社であれば、ハード面や取り扱い方法にルールがあってセキュリティ対策もしているでしょうが、テレワークとなると勤務地がバラバラになるので各個人が注意する必要があります。

カフェで仕事をしていて、パソコンを開いたままトイレに行く。
これだけでも本来は情報漏洩の危険があります。
パソコンを盗まれるかもしれませんし、のぞき見される可能性もあります。
カフェのフリーwi-fi使用していると、そこから情報が盗まれる可能性だってあります。

そういった環境で仕事をする場合は、会社からセキュリティのしっかりしたポケットwi-fiを支給したり、各個人がセキュリティや情報の取扱いについてある程度知識を持つ必要があるので、そういった教育体制を整えることも大切になってきます。

サボってしまいそう

会社にいれば他人の目があるので、サボることなんてできませんが、自宅で作業となると誰も見ていないのでサボってしまうかも・・・
これは上司も心配しているでしょうし、本人も心配になるでしょう。
変なところを気にしてお互いに疲れてしまいますよね。

上司の方に言いたいのは、
人間はサボる動物ですし、サボっていいと思います。

何を言っているんだと思うかもしれませんが、勤務時間が8時間として、8時間集中し続けるなんてテレワークでなくても無理です。
メリハリをつけて、集中する時間と休憩する時間をとることが大切です。
報告ルールや計画を立てて、その進捗具合で判断しましょう。

サボってしまいそうと心配している人に言いたいのは、
なるべく早く自分のペースやリズムをつかみましょう。
50分集中して10分休むとか、合間に5分や10分皿洗いなどの気分転換を入れるとか、いろいろ試して自分が仕事をしやすいやり方をみつけることです。

会社にいたら、予定していない来客や電話なんかに邪魔されます。
テレワークは邪魔の少ない環境で自分のペースでできるのですから、生産性が上がらないわけがないです!

休むところは休んで、計画していたことを進めているのであれば、上司も本人も変な気遣いで疲れることはありません。
監視していたって、サボる人はどうにかしてサボりますから(笑)

短期、中期、長期の目標の共有を行って、それを達成するための毎日になるようにしましょう。

コミュニケーション不足

会社であれば顔を見てすぐに話ができますし、人が集まっているので何かあれば急な打ち合わせもできます。
それがテレワークだとそういうわけにはいかないので、コミュニケーション不足になりがちです。

これについては、いろいろなツールを使うことで解決ができます。
弊社では、まずコミュニケーションに関する社内ルールを設けています。

・通常時はチャットワーク
・打ち合わせなどはベルフェイス
・緊急な要件は電話かLINE

お互いの時間を奪わないということを前提にしたルールです。

今すぐ確認したいから電話する

これって、前もって必要なものを洗い出して、チャットで事前に聞いておけばよかったという内容が多くないですか?
もちろん急ぎの時は電話で構いませんが、多くは自分の準備不足や事前確認を怠ったから急がないといけなくなった場合が多いです。
相手の時間を奪わないためにしっかり準備するというようになり一石二鳥です。

全く会わないということもなく、1か月に最低1度は顔を合わせて話しますし、それ以外によく飲みに行きます(笑)
社内でのリズムやルール作りが大切ですね。

お客さんとのやりとりも、基本はチャットワークメインでやらせていただいています。
履歴も残りますし、他のスタッフも対応が可能です。

ただ、やっぱり文字というのは伝えるのが難しいです。
そういった場合は、絵文字を使用したり、補足で電話することもあります。

これだけ言っておいてなんですが・・

やっぱり会うと早いということもあります(笑)

そこはベルフェイスというオンライン会議のツールを使用したり、要所要所では実際にあったり臨機応変に対応しています。

今のところ、社内でも対顧客でもテレワークが原因のコミュニケーション不足は感じていません。

電話対応

お客さんとのやりとりを電話でされているところは多いので、電話対応はどうするの?と心配にあると思います。
そもそも、電話をメインの連絡ツールにするのはやめた方がいいと思います。
電話をかけた時点で、相手のしていた作業が中断させますし、時間を奪うことになります。
しかも、ほとんどの要件はチャットで済むよう件です(-_-;)

先ほども言いましたが、弊社のメインの連絡ツールはチャットワークでのチャットです。
お客さんともお互いの時間を奪わず尊重する関係を築きたいという想いがあります。
もちろん、緊急時などは電話で連絡いただいても問題ございませんし、チャットは苦手というお客様もいらっしゃるので、そこは臨機応変に対応しています。

どうしても電話がメインの連絡ツールになる場合もありますので、その際はコールセンターなどを利用したり、専用電話にて対応するとよいかと思います。

仕事環境が整っていない

会社であれば当たり前に使用しているネット環境や、パソコン、複合機、会議室などなど。
明日から自宅で仕事してくださいといって、出来る環境を持っている人は少ないかもしれません。
ですので、まずは仕事ができる環境を用意しなければいけません。
ただ一度にいい環境を作るのは難しいので、最低限用意しないといけないものは用意し、あとは試しながら出てきたものを解決してくのがよいでしょう。

メリット

通勤時間と交通費がかからない

東京の満員電車に比べると金沢はマシかもしれませんが、それでも朝の通勤時間はどの会社も似たような時間なので、渋滞などもおきます。
空いている時間なら10分ほどで着くところに30分以上かかったりもします。
冬だと大雪になることもあるので、出社して雪透かしして、少し仕事して、また雪透かしして帰る。
家に帰ったらまた雪透かしして・・・と何をしているんだという時もありました。

テレワークであれば、通勤時間も0、交通費も0になります。
雪が降っても、雨が降っても関係ありません。
明日、何を着ていこうとか、気温が何度とかあまり関係ありません。

これは時間や経済的にもメリットありますが、精神的にもメリットがありますよね。
通勤しなくてもいいというだけで、気持ちにゆとりができます。

よく仕事と生活の境目がわからなくなるということを聞きます。
通勤していれば帰宅すれば終わりなのですが、家で仕事をしているといつ終わるのかわからなくなりますよね。

そこに関しては、日報を提出したら帰宅扱いとか、何時以降は連絡しないといった感じで会社や自分でルールを作っておけばいいと思います。

弊社は終了時間にスタッフ同士でオンラインでつないで、5分から10分ほど報告を行っています。
それが一つの区切りになっています。
あとは好きなようにといった感じです。

雇用枠の拡大

弊社は色々な方と一緒に仕事をしていて、日本国内はもちろん、外国にもパートナーさんがいます。
通勤必須であれば、通勤できる範囲での雇用しかできませんが、テレワークが可能であれば雇用範囲が全世界になります。
最近、リクルートでお悩みの会社さんが多いですが、テレワークを導入することで優秀な人材を確保できる可能性が広がります。

働き方改革の実践

テレワークも働き方改革の一つですが、テレワークを実践するためにはICTを活用しないとできませんし、テレワークにすることにより紙を使うこともなくなったので、ペーパーレスも実践しています。
弊社の場合は、どちらかというと働き方改革を実践しよう!と始めたわけではなく、作業の効率化、コスト削減などを実現しようと、テレワークやペーパーレスを始めたといった形です。
実際に効果はありますし、特に中小企業の方々は積極的に取り組むべきだと思っています。

色々なツールやサービスなども試して、使わなくなったものもたくさんあります。
そういった経験を踏まえて、お客さんに提案できていければと思っています。

生産性・業務効率化の向上

テレワークを行うにあたって、いろいろなツールの利用が不可欠になります。
たとえば先ほどからよく言っているチャットワーク。
チャットは自分の好きなタイミングで返信できるので、相手の時間も奪いませんし、自分の時間も奪われません。
集中する時間とチャットを返信する時間といった具合に、時間をわけるのも集中するためにはありです。

それからベルフェイス。
いわゆるオンライン会議のツールですが、通勤だけではなく、打ち合わせの移動時間もなくしてくれます。
使い方もとても簡単で、お客さんは用意したURLにアクセスするだけです。
もちろんカメラやマイクの設定は必要ですが、その辺もマニュアル化しておけば済みます。
録画機能も付いていて、最近のアップデートでは動画の文字起こしや、テキストで動画を検索できるようになりました!
素晴らしい機能ですね!
まだ試していませんが(笑)

テレワークを行うために導入したツールでも生産性や業務効率化につながります。

子育てや介護でも仕事可能

子育てや介護でも仕事可能!とよく聞くのですが、やはりフルでは難しいと思っています。
私も子供がいるのですが、小さいうちはなかなか言うこと聞いてくれませんでした(笑)
そこも、どうやったら共存?できるか考えて、せっかく家にいるんだから割り切って子どもとの時間を少しとるようにするとか、お昼寝を集中時間タイムにするとか工夫が必要です。

根気良く接してきて、今は小学校高学年になったので、家で仕事することを理解してくれています。
怒ったり、イライラするのではなく、どうやったら楽しめるか考えるといいですね!
あとは、会社の理解がとても大切になるので、状況を話して働き方を相談してみることです。

何かあったときに対応できるという意味では、テレワークはいいですね。

離職率の低下

テレワーク導入で離職率が下がったという報告があります。
例えば夫婦のどちらかが転勤になった場合でも、テレワークが導入されていれば、引っ越したあとでも仕事が続けられます。
先ほどの子育てや介護なども仕事に影響してくるので、仕事を続けることができるわけです。

とはいえ、テレワーク導入する会社は、さまざまなツールを導入したり、社員のことを考えていたりと総合的に働きやすい環境にあるということも理由のひとつだと思っています。
成長したいと思っていない企業は導入しないでしょうから。

テレワークじゃなくても導入したいサービスやツール

チャットワーク


仕事用のチャットツールです。
ブラウザ版とアプリ版、スマホアプリもあるので、どこからでもアクセス可能です。
オンライン通話も可能なので、コミュニケーションツールとして非常に便利です。
チャットルームの上限はありますが、無料から始めることができます!

弊社でも利用しており、テレワークでなくとも必須のツールです。

Gooleカレンダー


すでに利用されている人も多いと思いますがGoogleカレンダーです。
便利なのはスタッフと予定を共有できることです。
アラートで予定時間の前にメールで通知を飛ばしたり、訪問予定であれば場所の登録なども可能です。

ベルフェイス


オンライン会議のツールです。
最初にマイクやカメラの設定が必要です(お客さんはタブレットやスマホでも接続可能)が、使い方もとても簡単で、お客さんは用意したURLにアクセスするだけです。
後からダウンロードできる共有メモ、録画機能がついています。
先ほども書きましたが、最近リリースされた機能がすごくて、動画の文字起こしや、テキストで動画を検索できるようになったようです。

taskworld(タスクワールド)


タスク管理ツールです。
個人タスク、プロジェクトごとのタスクが立てられ、ガントチャートもついています。
便利なのは、その日期限の自分のタスク、スタッフのタスクがパッと見られる部分です。
この機能は他のタスク管理ツールにもあるのですが、思ったような表示にならなかったり、検索条件が複雑だったりします。

たまにバグらしきものや、重たい時もありますが、今のところ一番しっくり来ているタスク管理ツールです。

1Password(ワンパスワード)


パスワード管理サービスです。
社外から情報にアクセスすることが増えますので、そういった際のログイン情報などを管理できます。
自分のパソコンや紙に書いて持ち歩くのはセキュリティ上よろしくないので、1Passwordのようなパスワード管理ツールで管理することをオススメします。

会計free(フリー)


会計ツールです。
見積書、請求書、発注書、納品書、領収書などがオンラインで作成できます。
一度顧客を登録してしまえば、次回からは登録したデータを使用できるので手間が省けます。
ぺーパーレスには必須のサービスですね。

CLOUDSIGN(クラウドサイン)


弁護士が監修した電子契約サービスです。
オンライン上で契約の締結が完了するので、ハンコが必要ありません。
ハンコを押してからでないと契約できないといったことがないので、スピーディーに物事が進みます。

テレワーク導入を支援する補助金

2020年3月13日(金)にIT導入補助金が臨時対応としてIT導入補助金2020 1次公募(臨時対応)を始めました。
交付申請期間は2020年3月13日(金)~2020年3月31日(火)17:00 までです。

今回はコロナウイルスの影響もあり、在宅勤務制度導入事業者を優先的に支援してくれる内容になっています。

【1】IT導入支援事業者及びITツールについて
本公募に限り、H30補正の本事業(IT導入補助金2019)にて交付決定を受けた補助事業者を有するIT導入支援事業者を本公募期間のIT導入支援事業者とするため、IT導入支援事業者及びITツールの新規登録は受け付けません。
本公募期間のIT導入支援事業者については【1次公募(臨時対応)用】IT導入支援事業者一覧を参照してください。
なお、本公募(臨時対応)以降に実施する公募に向けては、改めてIT導入支援事業者の登録申請及びITツールの登録申請を行い事務局に登録された事業者がIT導入支援事業者となるため予めご注意ください。
本公募以降のスケジュール等につきましては、本事業のホームページにて改めてお知らせいたします。

【2】在宅勤務制度導入事業者に対する加点について
本公募では、新型コロナウイルス感染症の感染拡大による影響を鑑み、在宅勤務制度(テレワーク)の導入に取り組む事業を優先的に支援します。詳細は、本公募の公募要領をご覧ください。

【3】申請類型の制限について
本公募では、A類型の申請のみが対象となります。
B類型の申請につきましては本公募以降の公募にて実施する予定となります。

引用元:IT導入補助金2020 1次公募(臨時対応)

詳しくは上記引用元をご覧ください。

また、弊社はIT導入補助金の対象事業者になっておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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まとめ

働き方改革、コロナウイルスの影響で、テレワークが再注目されています。
弊社では以前からテレワーク導入していますが、メリットの方が多いと感じていますし、生産性も上がっています。

テレワークは働き方を見直すのにいい機会だと思いますが、まずはどうしてテレワークするのか?という目的をしっかり持ってください。
生産性を上げる、効率化を図る、勤務体系に幅をもたせて雇用機会をふやすなどの目的がないと、テレワークは単なる手段ですので失敗する可能性もあります。

目的を持ったうえで、どういうルールで行い、どういうサービスやツールを使用するのかを考えていきましょう。
ホームページだけではなく、その辺のご提案も可能ですので、気になる方はお気軽にお問い合わせください。

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