リモートワークのデメリットをカバーし、メリットを最大化する方法

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フリーランスとして働いている方の多くは、リモートワークを行っているでしょう。

便利な面もある一方、不便だなと感じることはありませんか?

リモートワークは、オフィスや事務所ではなく、自宅やカフェで仕事をすることです。

相手の顔が見えない、自己管理ができないなどデメリットはありますが、それをカバーすることも可能です。

今回はリモートワークのデメリットを最小限に抑え、メリットを最大化する方法をご紹介していきます。

リモートワークってどんな働き方?

リモートワークは遠隔地にいる従業員が、職場のシステムと繋がったパソコンを利用し、作業を行うことです。

リモートワークは4種類の働き方があり、会社との関係性により呼び方が決まります。

ハイブリッド・リモートワーク

正規雇用の従業員が、週○日という形で出勤する働き方。

フルタイム・リモートワーク

正規雇用の従業員が、遠隔地で業務を行う働き方。

リモート・アウトソース

外部契約の従業員が、遠隔地で業務を行う働き方。

テンポラリー・リモートワーク

オンラインミーティングで短期間、遠隔地で業務を行う働き方。

リモートワークは、1970年代にアメリカ発祥となった働き方です。

もともとは「telecommuting」と呼ばれており、在宅勤務を行う人たちのことでした。

今では、世界中で取り入れられるようになった働き方ですが、リモートワークにはどんな特徴があるのでしょうか?

リモートワークのメリット

リモートワークは企業や従業員によって、それぞれ特徴があります。

まずは、メリットを順番に見ていきましょう。

企業のメリット

  • 柔軟な勤務形態のもと優秀な従業員を集めやすい
  • 災害時でも遠隔地の従業員が事業を行える
  • 通勤手当や残業などの費用削減が可能
  • CSRの推進アピールが可能

企業としては従業員を遠隔地に置いておけるため、コストの削減がしやすくなります。

災害が起きて通勤ができない状況であっても、遠隔地から従業員が作業を行えるのもメリット。

もちろん、会社のシステムに影響があると、リモートワークで作業を行うことはできません。

しかし、職場に行けない状況でも、従業員に対応してもらえるわけですから、ユーザーにとっても便利です。

さらに、CSR(企業の社会的責任)のアピールができるため、企業としての評価が高くなります。

従業員のメリット

  • 通勤時間短縮
  • 自由な労働が行える
  • 産休・育休、介護の両立可能
  • 障害を持っていても就業可能

リモートワークは従業員にとっても、メリットの多い働き方となります。

職場に行く必要がないため、通勤時間短縮に繋がりますし、ある程度自由に労働が行なえます。

産休や育休を取りやすいですし、通勤する必要がないため、復帰も簡単でしょう。

親の介護が必要な場合でも、自宅から作業ができるため、仕事と介護の両立がしやすくなっています。

さらには、障害を持っていて就業が難しい方であっても働きやすいというメリットもあります。

リモートワークのデメリット

さて、メリットを確認し終わったら、次はデメリットを知る必要があります。

どんな働き方であっても、いいことばかりではないため、しっかりとデメリットを把握しておきましょう。

企業のデメリット

  • 勤怠管理がしにくい
  • 作業の指示が出しにくい
  • 情報漏えいの危険がある

リモートワークを行う上で、企業側最大のデメリットは、従業員の勤怠管理がしにくいことでございます。

従業員がどの時間帯に働いているのか、企業にとって管理しにくいためサボっていても気付けません。

スムーズに業務が進んでいるかわかりにくいので、作業の指示も出しにくくなるでしょう。

「サボる」だけならまだいいですが、「働き過ぎ」にも注意する必要があります。

労働基準法に違反する可能性があるため、企業としては安心して作業を任せにくいですよね。

さらに、問題点としてよく挙げられるのが、情報漏えいの危険性。

Webを利用して作業をさせるため、情報を盗まれてしまうかも知れません。

従業員がぺらぺらと業務内容を話してしまう可能性もありますので、どれだけ信頼関係を築けるかがポイントとなるでしょう。

従業員のデメリット

  • コミュニケーションが取りづらい
  • スムーズな作業が行いにくい
  • 仕事に不安を感じてしまう

従業員がリモートワークで働くときには、コミュニケーションが取りづらいことが、デメリットとなります。

もちろんコミュニケーションツールを利用して、企業との連絡は取れます。

しかし、相手の「顔」を見て話すことができません。深い信頼関係を築くことが難しいでしょう。

さらに、業務の指示が滞ってしまうと、スムーズに作業を行えなくなります。

この2つが重なってしまうと、急に仕事に対して不安を感じてしまうかもしれません。

リモートワークのデメリットはツールでカバー

リモートワークのデメリットを最小化するなら、ツールを使いましょう。

ツールを導入するなら、「コミュニケーション」「タスク管理」「スケジュール管理」などを意識してください。

企業と従業員の間で、曖昧になっている部分を明確にすることで、作業の効率化が図れます。

たとえば、「今この作業は誰がしているんだろう?」「誰かがやっている作業だから違うことをしよう」

こんな状態で作業を進めていると、誰も対応していない作業が出てきてしまい、ミスが起きてしまいます。

もうすでに終わっている業務を、間違えて行う人も出てきてしまうでしょう。

そうならないためにも、ツールを導入しておき、円滑に作業が行える環境を整えてください。

それでは、取り入れるべきツールを見ていきましょう。

コミュニケーションツール「Slack」

リモートワークで働いているみなさんは、Slackを利用したことがありますか?

Slackはchannelを指定し、会話のやり取りを行えるチャットツールです。

channelは、個別の会話部屋として考えてみてください。

LINEでトークルームを設定しているようなものなので、情報を伝えたい人に連絡をしやすくなります。

もともとアメリカの企業ですが、日本に進出しサービスも日本語化されました。

コミュニケーションツールを取り入れるなら、ChatWorkもオススメですので、ぜひ取り入れてみてください。

タスク管理ツール「Trello」

 

業務案件を管理するのなら、Trelloを利用してみましょう。

ボードを設定することで、タスクの管理を複数人でしやすくなります。

ボードは、掲示板をイメージしてもらうとわかりやすいです。

「1ヶ月間のやることボード」「1年間にやることボード」のように、用途に合わせたボードの設定をしていきましょう。

「○○社のシステム構築」「○日納期のコーディング」といったカードを追加していき、タスクの視覚化が可能でございます。

段階別にカードを移動させることで、作業がどの段階にあるかわかりやすくなるでしょう。

スケジュール管理ツール「Quip」

リモートワークのスケジュールを管理するなら「Quip」を利用してください。

ドキュメントの共有ができるため、メンバー同士がリアルタイムでコメントを残し合い、会議のように使えるツールとなります。

スケジュールの作成機能がありますので、全員のスケジュール管理ツールとしても効果的です。

作業管理を視覚化できるため、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか?

まとめ

リモートワークは企業・従業員のどちらにとっても、メリットのある働き方です。

もちろんどんなものにでもメリットがあるように、デメリットも存在します。

リモートワークは、そのデメリットをどれだけカバーするかが大切。

リモートワークのメリットを最大化するために、効果的なツールを取り入れていきましょう。

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