データの共有と復元が簡単に!Dropboxの活用方法をご紹介!

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画像データのバックアップやファイルの共有などに便利なオンラインストレージサービス。有料・無料ともに様々なサービスがありますが、今回はその中でもユーザー数5億人以上とも言われているオンラインストレージサービスの代表格Dropbox(ドロップボックス)の活用方法をご紹介します。

Dropboxで簡単にデータを共有する!

誰かとデータを共有したい時、通常はアップロードやダウンロードなどの操作が必要になりますが、Dropboxを使うとこれらの∂操作をすることなく、データ共有を非常に簡単に行うことができます。データの共有方法は3種類ありますので、必要に応じて使い分けると良いでしょう。

共有リンクで共有する方法

Dropboxではデータを共有したい相手がDropboxのアカウントを持っていない場合でも共有リンクを使ってデータを共有することができます。

ではPCを使う場合と、iPhone・iPadで利用する場合、Androidデバイスで利用する場合の方法を見てみましょう。

PCのブラウザ上で共有する場合
1.Dropboxフォルダの中にある共有したいファイルもしくはフォルダを選択します。

2.“共有”ボタンが表示されたらそのボタンをクリックします。

3.“「(ファイルもしくはフォルダ名)」のリンクを共有”というウインドウが開き、“ファイルへのリンク”の下にURLが表示されます。その下にある“リンク送信先”のボックスに、共有したい相手のメールアドレスやメッセージを入力し、“送信”ボタンをクリックして完了です。

また、表示されているURLをコピーし、メールにペーストして送信する方法もあります。

メールを受け取った相手は、メールに記載されたURLにアクセスし、データをダウンロードすることができます。

iPhone・iPadで共有する場合
1.Dropboxアプリにログインして、共有したいファイル名の右側にある矢印ボタンをタップします。

2.ファイル名のウインドウにある“リンクを送信”をタップします。

3.メッセージやメールなど、任意の方法を選択すると共有ができます。PCの場合と同様に、表示されるURLをコピーし、メールなどにペーストして送信することも可能です。

Androidデバイスで共有する場合
1.Dropboxアプリにログインし、画面左上にある“三”のような横棒のアイコンをタップし、共有したいデータにアクセスします。画面を右へスワイプしてメニューを表示する方法も可能です。

2.メインメニューから共有したいファイルを選択します。

3.画面上部にある“∴”のような3点の繋がった共有アイコンをタップします。

4.メッセージやメールなど、任意の方法を選択すると共有ができます。

共有リンクを使用する際の注意点とリンクを削除する方法
共有リンクを使用すると、URLを知っている人であれば誰でもデータをダウンロードすることができてしまいます。

SNSなどへのアップを避けることはもちろん、重要なデータを取り扱う際には相手との共有ができ次第リンクを削除するなどの注意が必要です。

なお、リンクの削除は次の手順で行うことができます。

1.Dropboxにログインし、“ファイル”→“共有”の順にクリックします。

2.共有ファイル・共有フォルダの一覧が表示されるので、その上部にある“リンク”をクリックします。

3.“…”のような3点アイコン→“リンクを削除”の順にクリックして完了です。

ちなみに、Dropbox Businessユーザーの場合は、管理者がリンクを閲覧するためのパスワードを設定することができ、Dropbox ProfessionalまたはDropbox Businessユーザーであれば共有リンクに有効期限を設定することも可能です。

共有フォルダを作成する方法

Dropboxでは共有フォルダ作成することで、Dropboxユーザー間でフォルダ内のデータを共有することも可能です。パソコン上の他のフォルダと同じように、フォルダにファイルをドラッグ&ドロップするだけで共有できるので、共有の操作が非常に楽になります。

共有フォルダは次の手順で簡単に行えます。

1.Dropboxにログインして、共有したいフォルダにカーソルを合わせると“共同作業するユーザーを招待”“リンクを送信”といった表示がされるので、“共同作業するユーザーを招待”をクリックします。

2.“「(フォルダ名)」を共有する”というウインドウが表示されるので、“このフォルダにメンバーを招待する”というボックスに共有したいユーザーのメールアドレスを入力し、必要に応じてメッセージなども入力します。

3.“フォルダを共有”をクリックすると“共有フォルダ「(フォルダ名)を作成しました」”というメッセージが表示され、共有は完了です。共有されたフォルダには人のマークが表示されます。

チームフォルダで共有する方法

Dropboxではチームフォルダというものがあり、このチームフォルダを設定すると、会社など共有したいメンバーが多い場合でも、簡単にメンバー全員とフォルダ内のファイルを共有することが可能になります。

ただし、このチームフォルダのメンバーになるには、あらかじめDropboxのアカウントを持っていることが条件となります。

チームフォルダは以下の手順で作成します。

1.Dropboxにログインし、左側のサイドメニューにある“チーム”をクリックします。

2.“無料チーム作成”のボタンをクリックすると、“無料チームを作成”というウインドウが表示されますので、“企業名”のボックスに、会社名や組織名などを入力します。

3.“チームメンバーを招待する”のボックスに、チームに招待したい人のメールアドレスや、必要に応じてメッセージなどを入力します。

4.最後に“チーム作成”のボタンをクリックして完了です。チームフォルダには建物のマークが表示されます。

Dropboxならファイルを元に戻せる!

似たような画像やファイルを大量に扱っていると、誤ってファイルを削除してしまうこともしばしば…。

なんとDropboxでは、無料アカウントでも30日、有料アカウントのDropbox ProfessionalまたはDropbox Businessでは120日以内に削除したファイルを復元することができる上に、誤って上書き保存してしまったファイルを前の状態に戻すことも可能です。

復元は以下のとおり簡単な手順で行うことができます。

削除してしまったファイルを復元する方法

1.Dropboxにログインし、左側のサイドバーから“ファイル”をクリックします。

2.さらに左側のサイドバーの“削除したファイルを表示”をクリックします。

3.一覧の中から、復元したいファイルやフォルダを選択し、クリックします。

4.“復元”をクリックして完了です。復元するファイルが多い場合は、時間がかかることもあるので注意しましょう。

誤って上書き保存してしまったファイルを前の状態に戻す方法

1.Dropboxにログインし、元に戻したいファイル上で右クリックをします。

2.“バージョン履歴”を選択すると、上書き保存をした履歴が表示されるので、戻したい時点を選択します。

3.画面右上の“復元”をクリックして完了です。

Dropboxの利用は無料プランから

Dropboxは、フォルダにファイルをドラッグ&ドロップするだけで自動的に同期がされるので、パソコンを使用することの多い方は特にその使い勝手の良さを感じられるはずです。

ここまでご紹介したとおり共有や復元も簡単にでき、スマートフォンからも利用できるので、まずは無料プランでその使いやすさを実感してみてくださいね。

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